Le video call nel corso degli ultimi anni sono certamente aumentate notevolmente nel mondo del lavoro e non solo. Questo aumento è sicuramente dato anche dal boom dello smartworking.
Bisogna ammettere che lo sviluppo delle tecnologie di comunicazione e alla crescente adozione di piattaforme di videoconferenza come Zoom, Microsoft Teams, Google Meet e altri, ha senz’altro collaborato e spinto questo nuovo modo di comunicare tra le aziende e con i clienti.
Tutte queste piattaforme hanno reso più conveniente, comodo e anche sostenibile il lavoro da remoto. Inoltre, collaborare con colleghi e clienti in diverse sedi geografiche è diventato un gioco da ragazzi.
Ma non si deve cadere in mancanza di professionalità!
Consigli per una video call professionale
A meno che non si debba convocare una riunione, una video call urgente, solitamente si ha sempre il tempo di preparare l’invito e successivamente l’ambiente di lavoro dove attuare la video call.
Spesso le video call si effettuano negli uffici tra le aziende, con clienti o tra colleghi.
In questo caso, il luogo dove effettuare la video call può cambiare. Ad esempio, in sale riunioni appositamente preparate, come Digiland può aiutarti ad avere nella tua azienda, nei propri uffici, da casa o perché no in un’altra location. Ad esempio, un bar, una libreria, un parco, e molti altri ancora.
Ma ecco diversi consigli per compiere una video call professionale.
- Connessione Internet stabile: innanzitutto, verifica di avere una connessione internet stabile e veloce. Così da evitare impedimenti durante la video call. Se possibile, utilizza una connessione via cavo anziché una connessione Wi-Fi per garantire una maggiore stabilità.
- Scelta della piattaforma: scegli una piattaforma di videoconferenza affidabile e adatta alle tue esigenze. Assicurati che abbia le funzionalità che copre le tue esigenze. Ad esempio come condivisione dello schermo, chat di gruppo e registrazione delle riunioni.
- Ambientazione e sfondo: assicurati che l’area limitrofa sia ben illuminata e che ci sia un ambiente professionale e ordinato dietro di te. Evita sfondi caotici o inappropriati che potrebbero disturbare l’attenzione dei partecipanti.
- Fotocamera e posizione: cerca di avere una webcam di buona qualità per garantire una buona nitidezza e fluidità dell’immagine. Posiziona la webcam in modo che ti inquadrati bene.
- Audio chiaro: usa cuffie o auricolari per migliorare la qualità audio e ridurre il rumore di fondo. Utilizza un buon microfono e posizionalo correttamente. Attento a interferenze esterne che possano disturbare la chiamata.
Quali sono le piattaforme più utilizzate per le video call?
Per effettuare delle video call ci sono svariate piattaforme. Quasi tutte offrono l’opportunità di essere usate in una versione gratuita o pagamento per avere il massimo delle funzionalità.
Alcune delle piattaforme più utilizzate e consigliate per le video call in azienda sono:
- Microsoft Teams: piattaforma di collaborazione che include funzionalità per le videochiamate di gruppo e individuali. È ampiamente utilizzato in ambienti professionali e aziendali. Offre integrazioni con altre applicazioni di Microsoft come Office 365, molto utile anche per la calendarizzazione delle stesse video call.
- Zoom: divenuta estremamente popolare soprattutto durante la pandemia di COVID-19. Offre videochiamate di gruppo e individuali con funzionalità come la condivisione dello schermo, la registrazione delle riunioni e le funzionalità di chat.
- Google Meet: questo servizio offerto da Google è molto veloce e facile da usare. È integrato con altri strumenti di Google come Gmail e Google Calendar.
Le video call sono utili per le aziende?
Assolutamente sì! Le videoconferenze sono estremamente utili per le aziende. Offrono diversi vantaggi e collaborano a migliorare la comunicazione e la collaborazione tra i dipendenti e i clienti.
Ovviamente le video call eliminano la necessità di viaggi di lavoro. Meno incontri e meno riunioni di persona, per le aziende vogliono sicuramente dire meno spese per trasporto, alloggio e soprattutto tempo. Infatti, si potrà anche ridurre il tempo di attesa per le risposte, permettendo decisioni più rapide.
Consentono, inoltre di poter scambiare informazioni e cambi di programma in modo molto più repentino. Praticamente in tempo reale.
Aumentano le opportunità di collaborazione, e anche di trovare nuovi clienti, in luoghi distanti dalla propria sede.
Comunque, in alcuni casi, rimane ancora importante l’interazione “faccia a faccia” con il proprio cliente. In diverse situazioni le riunioni, svolte di persona, possono essere più appropriate. Ad esempio, aiuta a creare un legame più personale, maggiore empatia, più coinvolgimento e soprattutto aiuta nelle fasi più complesse di negoziazione.
Conclusioni
Le video call sono indubbiamente uno strumento che aiuta e migliora l’efficienza delle comunicazioni in azienda e nei confronti dei propri clienti. È giusto riuscire a trovare il giusto equilibrio tra le diverse modalità di interazione.
