Per gestione documentale ci si riferisce al processo di organizzazione, archiviazione e gestione di documenti e informazioni all’interno di un’organizzazione. Questo processo può includere la creazione di un sistema di classificazione dei documenti, la definizione di procedure per la conservazione dei documenti, l’implementazione di tecniche per la gestione della versione dei documenti e la creazione di un sistema di accesso ai documenti.
Una cosa di cui siamo certi è che la gestione documentale è fondamentale per tutte le aziende, piccole o grandi che siano, in quanto consente di amministrare in modo efficace i documenti e le informazioni aziendali. Un sistema di gestione documentale ben progettato può consentire di risparmiare tempo e denaro, migliorare la produttività dei dipendenti e garantire la conformità normativa.
La gestione documentale può includere l’uso di strumenti tecnologici come software appositamente creati, che consentono di realizzare, archiviare e gestire documenti in modo completamente digitale. Questi strumenti possono includere funzionalità come la scansione di documenti cartacei, l’indicizzazione dei documenti per una ricerca rapida, la gestione dei flussi di lavoro e la gestione della sicurezza dei documenti.
Se la risposta a questa domanda è sì, sai che in quei momenti il panico rischia di prendere il sopravvento contagiando tutti i collaboratori con perdite di tempo e produttività in azienda.
L’ingegnierizzazione dei flussi supporta la continuità del tuo lavoro, e le risorse aziendali si focalizzano sul “core business”.
Riducendo l’operatività manuale legata ai documenti cartacei e alla loro ricerca, le aziende possono utilizzare le energie per la crescita aziendale.
Dotarsi di un software di gestione documentale può essere sicuramente vantaggioso per molte organizzazioni. Ecco alcuni dei principali vantaggi:
Organizzazione migliorata:
Un software di gestione documentale aiuta ad organizzare i documenti in modo efficiente, creando una struttura di archiviazione e recuperabilità che risponde alle esigenze specifiche delle aziende. Ciò può aumentare la produttività dei dipendenti, ridurre il tempo necessario per trovare e condividere i documenti e migliorare la qualità del lavoro svolto.
Accesso facile e sicuro ai documenti:
Consente di accedere ai documenti in modo facile e sicuro, condividendo documenti con altri membri dell’organizzazione solo se autorizzati. Ciò può aumentare la sicurezza dei dati sensibili e garantire che solo le persone autorizzate possano accedere ai documenti.
Maggiore efficienza e produttività:
Grazie alla capacità di gestire i documenti in modo più efficiente, un software di gestione documentale può contribuire a migliorare la produttività dei dipendenti, riducendo il tempo necessario per trovare, condividere e elaborare i documenti.
Conformità normativa:
Un sistema di gestione documentale può aiutare a garantire la conformità alle normative sulla privacy dei dati e sui record-keeping, eliminando la necessità di conservare documenti cartacei e garantendo la sicurezza dei dati sensibili.
KCIM può consentire alla tua azienda di migliorare la flessibilità e le prestazioni consentendo il pieno controllo sui tuoi documenti.
La piattaforma KCIM archivia i documenti in un server crittografato, a cui viene concesso l'accesso agli utenti con le credenziali corrette.
La piattaforma KCIM consente un accesso rapido e sicuro ai documenti aziendali tramite un browser web; pertanto, gli utenti possono accedere ai file ovunque si trovino.
La funzionalità di "indicizzazione con un clic" semplifica l'etichettatura e l'evidenziazione delle parole chiave. Garantisce che i documenti siano facilmente reperibili.
KCIM fornisce una piattaforma di gestione dei documenti altamente sicura che consente agli amministratori di gestire l'accesso per documento o categoria utente.
La soluzione KCIM supporta vari tipi di documenti digitali: grazie alle funzioni intuitive e di facile utilizzo dell’interfaccia del browser web, il caricamento e il reperimento dei documenti è un processo rapido, sicuro e semplice.
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Acquisizione documenti con lo smartphone e invio a KCIM con l’applicazione mobile.
Archivia documenti in modo sicuro assicurando che solo gli utenti autorizzati abbiano accesso.
Soluzioni efficienti per salvare documenti e file attraverso l’uso di parole chiave.
Potenti filtri di ricerca restringono le query di ricerca utilizzando una ampia varietà di opzioni.
Aggiungi commenti per aumentare il livello di collaborazione tra utenti differenti.
Organizza i documenti in una struttura a cartelle per una navigazione comoda ed intuitiva.
Visualizza cronologia delle modifiche: per data, metadato e data di crezione.
Accesso rapido e sicuro ai documenti tramite un browser web accessibile da più location.
È il processo di organizzazione, archiviazione e gestione dei documenti all’interno di un’organizzazione o azienda. Questo processo è importante per garantire l’accessibilità, l’integrità e la sicurezza dei documenti, nonché per migliorare l’efficienza e la produttività dei processi aziendali.
Comprende l’intero ciclo di vita dei documenti, dalla creazione alla distruzione in azienda.
Può includere l’utilizzo di strumenti tecnologici come software di gestione documentale, sistemi di archiviazione digitale, software per la digitalizzazione di documenti cartacei e software di workflow per automatizzare i processi aziendali.
In generale, tutte le aziende che gestiscono documenti in modo significativo possono beneficiare della gestione documentale. Tuttavia, alcune aziende possono avere maggiori esigenze rispetto ad altre. Esempi di tali aziende includono:
Aziende con una grande quantità di documenti: ad esempio, aziende che gestiscono grandi volumi di fatture, contratti, documenti legali, e-mail e altri documenti correlati alle attività aziendali.
Imprese che devono rispettare normative specifiche: come le aziende che devono rispettare leggi sulla privacy e la protezione dei dati come il GDPR.
Organizzazioni che richiedono una gestione sicura dei documenti: che devono proteggere informazioni riservate o confidenziali come quelle finanziarie o di proprietà intellettuale.
Aziende che hanno bisogno di collaborare su documenti con i loro dipendenti o con partner commerciali: come per esempio tutte quelle aziende che devono condividere documenti di progetto o di marketing con il proprio team o con clienti esterni.
In generale, qualsiasi azienda che utilizza documenti in modo significativo può trarne vantaggio. Aumentando l’efficienza e la produttività e garantire la sicurezza dei propri documenti.
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